Kalender & Termine: Buchungen automatisch eintragen

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Kalender & Termine

Lass deine Kunden im Formular einen Termin wählen — Aufnamo trägt ihn automatisch in deinen echten Kalender ein, sperrt belegte Zeiten und lässt dich jede Anfrage bei Bedarf erst bestätigen. So wird aus jedem Formular ein kleines Buchungssystem, das mit Google Calendar, Apple/iCloud und Nextcloud zusammenarbeitet.

Lesezeit ≈ 6 Min Kalender & Termine Aktualisiert Jul 2026

Die Kalender-Übersicht von Aufnamo mit angelegten Verbindungen — Die Kalender-Seite: angelegte Verbindungen mit Status, plus die letzten Übertragungen.

So funktioniert die Kalender-Anbindung

Die Kalender-Funktion besteht aus drei Bausteinen, die zusammenspielen. Wenn du das Grundprinzip verstehst, ist der Rest schnell eingerichtet:

Verbindung: die Anbindung an deinen echten Kalender (Google, Apple/iCloud, Nextcloud). Sie legt auch fest, WIE Termine behandelt werden (Ziel-Kalender, Dauer, Belegt-Sperre, Bestätigung, Puffer).
Termin-Feld: ein Datums-Feld im Formular, in dem der Kunde seinen Wunschtermin wählt. Über Sperr-Regeln steuerst du, welche Zeiten überhaupt buchbar sind.
Kalender-Aktion: die Verknüpfung: eine Aktion nach dem Absenden, die aus dem gewählten Termin-Feld über die gewählte Verbindung einen echten Eintrag erzeugt.
Voraussetzung: die Kalender-Funktion ist ab dem Starter-Tarif verfügbar und muss serverseitig freigeschaltet sein (Umgebungs-Schlüssel CLOUD_MASTER_KEY, der auch die Zugangsdaten verschlüsselt).

In vier Schritten zur ersten Terminbuchung

Unter „Kalender → Neue Verbindung“ deinen Kalender anbinden (Google oder CalDAV) und die Behandlung einstellen.

Im Formular ein Termin-Feld anlegen (Datum, Datum & Uhrzeit oder ein Datum-von-bis-Feld) und seine Buchungs-Regeln festlegen.

Ganz unten im Formular unter „Aktionen nach dem Absenden“ die Aktion „Kalender-Eintrag“ hinzufügen und dort Verbindung und Termin-Feld auswählen.

Speichern — ab jetzt landet jeder gebuchte Termin automatisch in deinem Kalender.

Eine Kalender-Verbindung anlegen

Über „Kalender → Neue Verbindung“ bindest du deinen Kalender an. Es gibt zwei Wege, je nach Anbieter:

Google Calendar: du verbindest per Google-Anmeldung (OAuth). Ist eine zentrale Aufnamo-Google-App eingerichtet, genügen zwei Klicks; sonst hinterlegst du einmalig eine eigene Client-ID und ein Client-Secret aus der Google Cloud Console (die Seite führt Schritt für Schritt durch die Einrichtung).
CalDAV: für Apple/iCloud, Nextcloud, mailbox.org, Fastmail und andere. Du gibst nur Server-Adresse, Benutzername und Passwort ein; Aufnamo findet die vorhandenen Kalender automatisch (Auto-Discovery) und bietet sie zur Auswahl an, falls es mehrere gibt.
iCloud-Hinweis: als Server-Adresse https://caldav.icloud.com eintragen; der Zugriff funktioniert nur mit einem app-spezifischen Passwort (erstellbar unter appleid.apple.com → Anmeldung & Sicherheit), nicht mit dem normalen Apple-Passwort.
Name (intern): eine frei wählbare Bezeichnung, unter der du die Verbindung im Formular und in der Übersicht wiederfindest.
Automatischer Test: nach dem Anlegen prüft Aufnamo den Zugriff sofort; klappt es nicht (fehlende API-Freischaltung, falsches Passwort), siehst du das direkt in der Liste.

Das Formular zum Anlegen einer neuen Kalender-Verbindung — Neue Verbindung: Google Calendar per Anmeldung oder CalDAV mit Server, Benutzer und Passwort.

Behandlung: wie Termine eingetragen werden

Auf jeder Verbindung legst du fest, wie ein darüber gebuchter Termin behandelt wird. Diese Einstellungen findest du beim Anlegen und beim Bearbeiten der Verbindung. Jede im Detail:

Ziel-Kalender: bei Google die Kalender-ID (primary = Hauptkalender), bei CalDAV der ausgewählte Kalender. Legt fest, in welchen deiner Kalender die Termine geschrieben werden.
Termin-Dauer (Minuten): Ersatz-Dauer, wenn das Termin-Feld nur ein Datum bzw. eine Startzeit ohne Ende liefert (Standard: 60 Minuten). Bei Von-bis-Feldern ergibt sich die Dauer aus der Auswahl selbst.
Termine eintragen (Push): schaltet das eigentliche Eintragen in diesen Kalender ein. Ohne Häkchen wird nichts geschrieben.
Belegte Zeiten sperren: Aufnamo liest bereits belegte Zeiten dieses Kalenders und blendet sie im Formular als nicht buchbar aus. So verhinderst du Doppelbuchungen.
Manuelle Bestätigung: der Termin gilt erst als fest, wenn du ihn zusagst; ohne Häkchen wird er sofort automatisch übernommen (mehr dazu im Abschnitt „Bestätigung“).
Puffer um belegte Zeiten (Minuten): zusätzliche Sperrzeit vor und nach bestehenden Terminen bei der Belegt-Prüfung, damit zwischen zwei Terminen Luft bleibt.

Die Behandlungs-Einstellungen einer Kalender-Verbindung — Behandlung: Dauer, Push, Belegt-Sperre, manuelle Bestätigung und Puffer.

Das Termin-Feld & seine Buchungs-Regeln

Damit der Kunde einen Termin wählen kann, braucht das Formular ein Termin-Feld. Als Termin-Feld für die Kalender-Aktion dienen die Feldtypen „Datum“, „Datum & Uhrzeit“ und „Datum von–bis“. Klappst du das Feld auf, stehen dir diese Regeln zur Verfügung:

Kalender direkt anzeigen (inline): statt eines Datums-Aufklappers zeigt das Formular einen eingebetteten Kalender, in dem gesperrte Zeiten sofort ausgegraut sind.
Nur zukünftige Termine zulassen: verhindert die Wahl eines Datums in der Vergangenheit.
Mindest-Vorlauf (Stunden): Termine erst ab X Stunden in der Zukunft erlauben (z. B. 24 = frühestens morgen), damit du Vorlaufzeit hast.
Wochentage sperren: einzelne Wochentage komplett unbuchbar machen (z. B. Samstag und Sonntag).
Frühestes / spätestes Datum: den buchbaren Zeitraum eingrenzen.
Gesperrte Daten: konkrete Einzeltage ausschließen (z. B. Feiertage oder Urlaub), eine Datumsangabe pro Zeile.
Uhrzeit-Regeln: bei Feldern mit Uhrzeit zusätzlich frühest/spätest wählbare Uhrzeit, Schrittweite in Minuten (z. B. 30-Minuten-Raster) und gesperrte Einzelzeiten.

Die Buchungs-Regeln eines Termin-Felds im Formular-Baukasten — Termin-Regeln: Inline-Kalender, nur Zukunft, Mindest-Vorlauf und gesperrte Wochentage/Tage.

Die Kalender-Aktion im Formular

Das Eintragen selbst aktivierst du im Formular ganz unten unter „Aktionen nach dem Absenden“ mit der Aktion „Kalender-Eintrag“. Sie verbindet ein Termin-Feld mit einer Verbindung:

Kalender-Verbindung: welche zuvor angelegte Verbindung genutzt wird (bestimmt Ziel-Kalender und die gesamte Behandlung).
Termin-Feld: aus welchem Termin-Feld des Formulars der Zeitpunkt stammt; zur Wahl stehen die Felder vom Typ Datum, Datum & Uhrzeit und Datum von–bis. Hat das Formular kein solches Feld, weist die Aktion darauf hin.
Titel des Termins: der Betreff des Kalender-Eintrags; mit Platzhaltern wie {{form_name}} lassen sich Formularwerte einsetzen.
Beschreibung (optional): zusätzlicher Text im Eintrag, ebenfalls mit Platzhaltern (z. B. {{form_name}}, {{submission_id}}).
Bedingung: wie jede Aktion lässt sich der Kalender-Eintrag an eine Regel knüpfen, sodass er nur bei passenden Einreichungen erzeugt wird (z. B. nur bei einer bestimmten Terminart). Mehr dazu unter „Automatisierung“.
Behandlung nur auf der Verbindung: Dauer, Ziel-Kalender, Push, Belegt-Sperre, Bestätigung und Puffer legst du NICHT hier, sondern auf der Verbindung fest — die Aktion verweist nur darauf.

Die Konfiguration der Kalender-Aktion im Formular-Baukasten — Die Aktion „Kalender-Eintrag“: Verbindung, Termin-Feld und Titel des Eintrags wählen.

Bestätigung: automatisch oder manuell

Ob eine Buchung sofort gilt oder erst deine Zusage braucht, entscheidet die Behandlungs-Option „Manuelle Bestätigung“ auf der Verbindung:

Automatisch (Standard): der Termin wird sofort fest im Kalender eingetragen; ist die E-Mail des Kunden bekannt, erhält er eine Buchungsbestätigung mit Kalenderdatei und Storno-Link.
Manuell: der Termin steht zunächst als [Anfrage] vorläufig im Kalender und blockiert den Zeitraum bereits für weitere Anfragen; er wird erst fest, wenn du ihn zusagst.
Deine Entscheidung: bei manueller Bestätigung erhältst du einen Link (/termin/…), über den du die Anfrage mit einem Klick bestätigen oder ablehnen kannst. Bei Ablehnung wird der Eintrag entfernt und der Zeitraum wieder frei.
Kunden-Ansicht: der Kunde sieht seinen Termin unter einem eigenen Buchungs-Link (/buchung/…): er kann dort den Stand sehen, eine wartende Anfrage zurückziehen oder einen gebuchten Termin stornieren — bei Storno wird der Kalender-Eintrag entfernt und du automatisch informiert.

Verbindungen verwalten: Status, Test, Übertragungen

Auf der Kalender-Seite behältst du alle Verbindungen und die zuletzt eingetragenen Termine im Blick:

Status: je Verbindung siehst du „OK/Aktiv“, „Deaktiviert“ oder „Fehler“ samt Zeitpunkt der letzten Prüfung.
Testen: prüft den Kalender-Zugriff auf Knopfdruck, ohne einen echten Termin anzulegen — ideal nach dem Einrichten oder bei Problemen.
Bearbeiten: Name und Behandlung jeder Verbindung anpassen; bei CalDAV zusätzlich Kalender-URL, Benutzername und Passwort (leer lassen = unverändert), bei Google die Ziel-Kalender-ID.
Google-Anmeldung erneuern: holt mit einem Klick frische Zugriffs-Tokens, falls der Zugriff abgelaufen oder widerrufen wurde (z. B. bei Google-Test-Apps nach sieben Tagen); Behandlung und Ziele bleiben erhalten.
Letzte Übertragungen: eine Liste der jüngsten Kalender-Einträge mit Status (Eingetragen, In Arbeit, Fehlgeschlagen, Storniert). Fehlgeschlagene lassen sich per „Erneut versuchen“ noch einmal anstoßen.
Löschen: entfernt die Verbindung; Kalender-Aktionen in Formularen, die auf sie verweisen, tragen dann nichts mehr ein.

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Formulare & Felder Aktionen & Automatisierung Cloud-Speicher

FAQ

Häufige Fragen

Welche Kalender werden unterstützt?

Google Calendar (per Google-Anmeldung) sowie jeder CalDAV-Kalender — darunter Apple/iCloud, Nextcloud, mailbox.org und Fastmail. Bei iCloud ist ein app-spezifisches Passwort nötig.

Wie verhindere ich Doppelbuchungen?

Aktiviere auf der Verbindung „Belegte Zeiten sperren“. Aufnamo liest dann die bereits belegten Zeiten deines Kalenders und blendet sie im Formular als nicht buchbar aus; mit dem Puffer legst du zusätzlich Abstand zwischen Termine.

Muss ich jeden Termin selbst bestätigen?

Nein — standardmäßig wird jeder Termin automatisch fest eingetragen. Nur wenn du auf der Verbindung „Manuelle Bestätigung“ einschaltest, wartet jede Buchung als Anfrage auf deine Zusage.